É indispensável conhecer todos os custos da frota de veículos com o objetivo de: estabelecer e controlar o orçamento da frota; estabelecer as tarifas e os preços do serviço; conhecer quanto custa cada quilómetro percorrido; conhecer o custo de propriedade do veículo (Total Cost of Ownership - TCO); calcular o período de retirada/renovação dos veículos; realizar o controlo e acompanhamento económico da frota; calcular os principais indicadores económico-financeiros da frota; fazer uma análise ABC dos custos da frota; ter um histórico de custos para fazer previsões; obter a relação do nível de serviço-custos diretos; ou conseguir informações valiosas para a tomada de decisões.

Os custos de uma frota de veículos são classificados em dois tipos:

  1. Custos diretos: são os custos de um veículo pela sua posse e exploração, e dividem-se em duas subcategorias:

  • Custos fixos: custos que ocorrem independentemente de o veículo estar ou não a ser usado, e são calculados por unidade de tempo, normalmente um ano civil

  • Custos variáveis de operação: custos que ocorrem pela atividade do veículo, e são calculados pelos quilómetros percorridos ou horas de utilização

  1. Custos indiretos: são os custos que não podem ser atribuídos a um veículo pela sua posse e exploração, mas que existem pela gestão da frota de veículos, como o software de gestão da frota de veículos, o hardware, o pessoal envolvido na gestão da frota de veículos ou a infraestrutura necessária (escritórios, estacionamento ou depósitos de combustível).

O gráfico 1 mostra a estrutura de custos de uma frota de veículos.



Gráfico 1: estrutura de custos de uma frota de veículos



CUSTOS FIXOS DA FROTA DE VEÍCULOS

Os custos fixos da frota de veículos são aqueles que ocorrem pela possessão dos veículos e dividem-se em custos de capital e custos de operação.

  1. Custos de capital

Os custos de capital são os custos de aquisição e forma de financiamento do veículo, e dividem-se em depreciação e financiamento.

  • Depreciação: é a diminuição no valor de compra do veículo e dos equipamentos auxiliares ao longo do seu período de utilização. Dependendo da forma de financiamento, esta diminuição é igual à amortização durante a vida útil ou a um período inferior

  • Financiamento: é a soma dos custos de financiamento do veículo e dos equipamentos auxiliares num ano. O financiamento do veículo pode ser realizado principalmente nas seguintes modalidades: se o veículo foi adquirido através de um crédito ou empréstimo, será a taxa de juros anual do mesmo; se a organização tiver emitido uma dívida própria, será a soma dos juros anuais pagos aos compradores da mesma; ou se a organização tiver utilizado fundos próprios, será necessário calcular o custo de oportunidade de investir os recursos noutro investimento

Se o veículo e os equipamentos auxiliares forem adquiridos através da modalidade de renting/leasing, o custo de aquisição e financiamento está incluído na quota anual.

2. Custos de operação

Os custos de operação são os seguintes:

  • Condutores dos veículos: é o custo anual em bruto para a organização dos condutores dos veículos destinados à prestação do serviço. Por exemplo, em Espanha, inclui-se o salário bruto mais as cotizações para a segurança social

  • Seguros: é o custo anual dos seguros do veículo, equipamentos auxiliares, condutor ou mercadoria

  • Impostos e taxas: é o custo anual de impostos e taxas como a Inspeção Periódica Obrigatória (IPO), imposto de veículos de tração mecânica, revisão do tacógrafo, impostos especiais sobre determinados meios de transporte ou autorizações.

CUSTOS VARIÁVEIS DE OPERAÇÃO DA FROTA DE VEÍCULOS

Os custos variáveis de operação da frota são aqueles que ocorrem pela utilização dos veículos. É necessário diferenciar entre dois tipos de custos diretos variáveis, aqueles que acontecem obrigatoriamente pela utilização dos veículos, e aqueles que podem acontecer ou não pela utilização dos veículos, e que dependem da operação do serviço e de como a frota é gerida.

1. Custos inevitáveis

Os custos inevitáveis da frota de veículos são aqueles que ocorrem pela utilização dos veículos, e são os seguintes:

  • Combustível: é o custo anual do combustível dos veículos e dos equipamentos auxiliares

  • Pneus: é o custo anual da aquisição e reparação dos pneus

  • Manutenção: é o custo anual das manutenções planeadas de acordo com o fabricante do veículo e das manutenções preventivas, e incluem a mão de hora, as peças de substituição e os lubrificantes

  • Avarias: é o custo anual das avarias, e incluem a mão de hora, as peças de substituição e os lubrificantes

  • Acidentes: é o custo anual dos acidentes de trânsito, e incluem os custos de reparação do veículo e as indenizações pagas a terceiros pela nossa organização

  1. Custos evitáveis

Os custos evitáveis da frota de veículos são aqueles que podem acontecer ou não pela utilização dos veículos, e dependem da operação do serviço e de como a frota é gerida, e são os seguintes:

  • Multas de trânsito: são o custo total das multas de trânsito por diversos motivos que os condutores dos veículos cometem

  • Portagens: é o custo anual correspondente ao pagamento de portagens, se a empresa optar por usar as autoestradas para cumprir o nível de serviço ou por serem mais seguras

  • Refeições do condutor: é o custo anual dos condutores dos veículos para a deslocação para fora do seu local de residência por um determinado período de tempo

  • Incentivos: são os incentivos pagos aos condutores dos veículos por diversos motivos, como a redução do consumo de combustível ou a comunicação dos acidentes de trânsito

CONTROLO DE CUSTOS DA FROTA DE VEÍCULOS

O departamento de contabilidade tem o valor dos custos da frota de forma genérica, mas o mais recomendável é que cada veículo tenha os seus custos atribuídos individualmente.

A organização deve estabelecer a frequência para realização do controlo e acompanhamento dos custos, que dependerá das características, orçamento e objetivos de cada organização.

Recomendamos que o controlo e acompanhamento dos custos seja feito para cada um dos veículos, por tipo de veículos e um genérico para toda a frota. A seguir, pode ver um exemplo prático de como realizar este controlo e acompanhamento para um veículo. A tabela 1 apresenta todos os custos diretos de um veículo num ano, de acordo com o gráfico 1.

Tabela 1: custos diretos de um veículo da frota

O gráfico 2 apresenta a distribuição dos custos diretos.



Gráfico 2: distribuição dos custos diretos de um veículo da frota

Considerando os seguintes dados de operação da tabela 2.



Tabela 2: características de operação de um veículo da frota

Os custos diretos por tempo ou quilómetros que obtemos são os seguintes:



Tabela 3: custos diretos por tempo e quilómetro de um veículo da frota

Se considerarmos os seguintes custos indiretos que variam em função do número de veículos, obtemos o custo por quilómetro, de acordo com a tabela 4.



Tabela 4: custos indiretos por quilómetro de um veículo da frota

Considerando os custos diretos e indiretos, obtemos o custo por quilómetros do veículo, de acordo com a tabela 5.



Tabela 5: custos totais (diretos e indiretos) de um veículo da frota

Com os dados obtidos é possível calcular diversos indicadores económico-financeiros da frota, que dependem das características de cada organização.

Para saber mais sobre a gestão de frotas de veículos, leia o meu livro totalmente gratuito: Introducción a la gestión de flotas de vehículos

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José Miguel Fernández Gómez é especialista em gestão de frotas de veículos e diretor da Advanced Fleet Management Consulting que fornece serviços de consultoria em gestão de frotas de veículos.

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